Slik befarer du et opptakssted og lager en overlevering som holder

Hvorfor befaring lønner seg før opptaksdagen

De fleste problemer på en opptaksdag kunne vært oppdaget en uke i forveien. Et rom som virket stille på telefon, viser seg å ligge over et ventilasjonsanlegg. En fin vegg ligger i skygge akkurat når intervjuet er avtalt. Befaringen er den billigste forsikringen du har, og den tar sjelden mer enn en halv time.

Jeg underviser i dette fordi det er det kursdeltakerne oftest hopper over når de er ivrige etter å komme i gang med utstyret. Resultatet er at de bruker første halvtime av opptaksdagen på å løse ting de kunne løst på forhånd, mens kontaktpersonen står og venter.

Nå på høsten merker du det ekstra godt. Lyset skifter fort, det blir mørkt tidlig, og et rom som var lyst i september kan være grått og flatt i slutten av oktober. Gå gjerne på befaring til samme tid på dagen som selve opptaket skal skje.

Dette ser du etter når du står på stedet

Start med lyden. Stå helt stille i ett minutt og lytt. Kjøleskap, ventilasjon, trafikk, klokker og folk i gangen kommer tydelig frem når du faktisk hører etter. Ta gjerne et kort lydopptak med telefonen og hør det med hodetelefoner senere, da avslører rommet seg.

Se deretter på lyset. Hvor kommer dagslyset fra, og hvordan flytter det seg? Finn ut hvor du kan sette intervjuobjektet slik at vinduet gir sidelys i stedet for motlys. Sjekk også om det finnes lysrør som gir grønnlig farge.

Til slutt ser du på plass og strøm. Hvor står stativet uten å stenge en gangvei? Hvor er nærmeste stikkontakt, og er den i bruk? Mål gjerne avstander med skritt, og skriv ned hvor langt det er fra parkering til rommet, slik at du kan planlegge hvor mye du må bære.

• Bakgrunnslyd: ventilasjon, kjøleskap, trafikk, gangareal
• Dagslysets retning og hvordan det endrer seg gjennom dagen
• Plassering av stikkontakter og om de er tilgjengelige
• Avstand fra parkering til opptaksrommet
• Hvem som har nøkkel, og når rommet er ledig

Notatene du tar med deg hjem

Befaringsnotatene trenger ikke være pene, men de må være konkrete. Skriv adressen, kontaktpersonens navn og telefonnummer, og hvilken dør du skal bruke. Lag en enkel skisse av rommet med vindu, dør, stikkontakter og der du tenker å sette kamera og mikrofon. En skisse på rutepapir er nok.

Ta tre-fire bilder av rommet fra ulike hold, og ett bilde av hvor stativet skal stå. Disse bildene hjelper deg å huske, og de er nyttige når du senere skal forklare oppsettet til noen andre.

Skriv også ned det som bekymrer deg. Hvis du er usikker på om lyden er god nok, så noter det. Da vet du at du skal ta med ekstra vindavskjerming eller avtale å stenge av ventilasjonen en times tid.

Slik bygger du en overlevering som fungerer

En overlevering er et dokument som lar en annen sette opp og betjene utstyret uten å ringe deg. Tenk deg at mottakeren aldri har holdt et kamera. Da må alt stå der: hvilken kasse som inneholder hva, hvilken rekkefølge ting settes opp i, og hvilke innstillinger som skal stå.

Hold den kort. Én til to sider er nok. Start med en liste over utstyret med plassering i sekken eller kassen, deretter oppsettet steg for steg, og til slutt hvordan man avslutter dagen: slå av, ta ut batterier, sett til lading, pakk i samme rekkefølge.

Bruk bilder av ferdig oppsett ved siden av teksten. Folk følger bilder bedre enn lange beskrivelser, og en markering på et bilde av kamerahuset sier mer enn en hel setning om hvilken knapp som skal trykkes.

• Utstyrsliste med plassering i sekk eller kasse
• Oppsett i nummerert rekkefølge med bilder
• Faste innstillinger for kamera og lyd
• Hva man gjør hvis noe ikke virker
• Avslutning, lading og pakking i riktig rekkefølge

Test overleveringen på en som ikke var med

Det eneste som virkelig viser om overleveringen holder, er å la en annen bruke den. Be en kollega eller et familiemedlem sette opp utstyret kun etter arket, mens du står stille og tier. Du vil raskt se hvor teksten er uklar.

Notér hvor personen nøler. Det er akkurat der arket må forbedres. Ofte handler det om små ting: en kabel uten merking, en bryter som ser lik ut som en annen, eller et steg som du gjør på autopilot og derfor glemte å skrive ned.

Rett opp og test på nytt hvis det var mange feil. Det høres omstendelig ut, men en slik prøve tar en halvtime og sparer deg for mange ubehagelige telefoner midt i en opptaksdag der du selv ikke kan svare.

Siste sjekk før du låser døren

Rett før opptaksdagen går du gjennom befaringsnotatene en gang til og ringer kontaktpersonen for å bekrefte tidspunkt, adkomst og strøm. Spør om det har skjedd noe på stedet siden sist, for eksempel oppussing eller et arrangement samme dag.

Legg overleveringen øverst i kassen, ikke nederst. Den som åpner først skal finne den først. Skriv også ut en kopi og send en digital versjon, slik at den ikke er avhengig av at mottakeren har med seg riktig mappe.

Etter opptaket tar du fem minutter og noterer hva som fungerte og hva som ikke gjorde det. Disse notatene blir grunnlaget for neste befaring, og over tid bygger du en enkel mal du kan gjenbruke fra sted til sted.